Film- en Fotobank Noord-Brabant: een eerste kennismaking met collectiedigitalisering

Ondanks dat de portal de Film- en Fotobank Noord-Brabant op 1 januari 2017 is opgeheven, kan het worden beschouwd als een geslaagd project. Voor veel Brabantse erfgoedinstellingen was de portal een eerste kennismaking met het digitaliseren, ontsluiten en delen van hun collectie. Anno 2019 hebben veel van deze instellingen de volgende stap in collectiedigitalisering gemaakt door mee te doen met Brabant Cloud.

De digitalisering en het online plaatsen van film- en fotomateriaal is tegenwoordig de normaalste zaak van de wereld. Twintig jaar geleden was dat niet het geval en veel foto’s en filmrollen bij Brabantse erfgoedinstellingen dreigden verloren te gaan. Frank van der Maden – toenmalig medewerker van de Brabant-Collectie – signaleerde de dreiging aan het begin van de jaren nul en besloot in te grijpen. Samen met collega Jaap Maas diende hij met succes een plan voor het digitaal ontsluiten van het film- en fotomateriaal in bij de Provincie Noord-Brabant. Van 2002 tot 2016 kreeg de Brabant-Collectie subsidie van de Provincie voor het opzetten van de webportal de Film- en Fotobank Noord-Brabant, waar erfgoedinstellingen kosteloos hun foto- en filmmateriaal op konden plaatsen. De Brabant-Collectie was beheerder van de portal, maar de erfgoedinstellingen waren zelf verantwoordelijk voor het digitaliseren en het beschrijven van de bestanden. Ook bleven de instellingen eigenaar van de data.

Pixabay camera koffer fotos

Eerste kennismaking met collectiedigitalisering

Op het hoogtepunt waren maar liefst tachtig Brabantse instellingen aangesloten bij de Film- en Fotobank. Van kleine heemkundekringen tot grote archieven en zelfs het Bisdom Den Bosch. Nieuwe deelnemers kregen van medewerkers van de Brabant-Collectie advies rondom de digitalisering van het materiaal. Voor het schrijven van de teksten bij de films en foto’s was er een format.

De deelname aan de portal was dankzij de subsidie van de Provincie kosteloos. De drempel om mee te doen lag hierdoor laag en voor veel instellingen was het dan ook een eerste kennismaking met het digitaliseren en online ontsluiten van de collectie. Ook ontstond er meer acceptatie om de collectie online met derden te delen. Dat deelname kosteloos was, had ook een keerzijde. Een deel van de instellingen heeft enkele bestanden op de portal gezet en het hierbij gelaten. Mogelijk omdat het gratis was, voelden zij niet de aandrang om meer met de Film- en Fotobank te werken.

Overstap naar Brabant Cloud

Het einde van de Film- en Fotobank zette in in 2012. In dat jaar startte Erfgoed Brabant in samenwerking met de Brabant-Collectie met de digitale infrastructuur Brabant Cloud. De Provincie heeft in 2016 de subsidie voor de Film- en Fotobank stopgezet met de boodschap dat de data naar Brabant Cloud kon worden overgezet en getoond kon worden op de bijbehorende portal Thuis in Brabant [sinds 2018 worden de collecties getoond op BrabantsErfgoed.nl]. Aan de deelnemers is gevraagd of zij de overstap wilden maken. Zo niet, dan werden hun bestanden teruggeven. Tot 31 december 2016 werden de films en foto’s op zowel de Film- en Fotobank als op Thuis in Brabant getoond.   

Gelukkig zijn van een groot aantal  deelnemers de bestanden overgezet naar de Brabant Cloud, zodat continuïteit  voor de gebruiker was gewaarborgd. Sinds 2016 biedt Erfgoed Brabant ook het collectieregistratiesysteem Memorix Maior aan. Dit systeem biedt extra mogelijkheden voor het ontsluiten van collecties omdat – in tegenstelling tot de Film- en Fotobank – hiermee niet alleen films en foto’s beschreven en ontsloten kunnen worden, maar ook objecten, bidprentjes, audiomateriaal, documenten, boeken en artikelen.

Geslaagd project

Ondanks dat de Film- en Fotobank niet meer bestaat, kan wel van een geslaagd project worden gesproken. Wanneer de Brabant-Collectie zich aan het begin van de jaren nul niet hard had gemaakt voor het digitaliseren van film- en fotomateriaal, was er waarschijnlijk veel verloren gegaan. Tegelijk was het voor veel erfgoedinstellingen een eerste positieve kennismaking met het digitaliseren, ontsluiten en delen van hun collectie. De overstap naar Brabant Cloud, het uitgebreidere collectieregistratiesysteem Memorix Maior en – sinds 2019 – de portal BrabantsErfgoed.nl, kan worden gezien als de volgende stap in de ontwikkelingen van collectiedigitalisering.