Organiseer online bijeenkomsten

Breng uw erfgoedinstelling online samen

Sinds de komst van corona worden veel bijeenkomsten online georganiseerd. Niets gaat boven een fysieke ontmoeting, maar de verwachting is dat een deel van alle bijeenkomsten - zoals vergaderingen en lezingen - ook in de toekomst online zullen blijven plaatsvinden.

De basisbeginselen van een online bijeenkomst

Voor de organisatie:

• Laat de bijeenkomst niet langer dan 1 ½ uur duren.
• Houd het in het begin simpel. Met online programma’s als Microsoft Teams en Zoom is ontzettend veel mogelijk. Van in groepjes werken tot het invullen van een opiniepoll. Als u nieuwe deelnemers overstelpt met allerlei tools, is de kans groot dat zij afhaken.
• Als u voor het eerst een online activiteit organiseert, is een online oefenuurtje zowel voor de organisatie als de deelnemers erg prettig. Geef de deelnemers ook een telefoonnummer dat zij kunnen bellen wanneer bijvoorbeeld het inloggen niet lukt.
• Houd bij een vergadering de groep klein. Online een gesprek voeren met meer dan acht personen is niet werkbaar.

Tekst loopt door onder foto.

Voor alle deelnemers:

• Iedereen die deelneemt heeft een laptop, tablet of computer met een camera en microfoon nodig. De meeste laptops en tablets zijn standaard uitgerust met een camera en microfoon. Wanneer u een computer gebruikt, moet u mogelijk een webcam aanschaffen.
• Houd rekening met omgevingsgeluiden. Uw blaffende hond, zingende vogel of draaiende wasmachine kunnen erg storend zijn voor de andere deelnemers.
• Veel online programma’s – zoals Zoom en Teams – werken het beste in de app. Raad de deelnemers aan voorafgaand de bijeenkomst de app te downloaden en te installeren. Maak het de deelnemers zo simpel mogelijk en mail ze het webadres waarop de app is te downloaden.  
• Goed in beeld:
  • Staat uw camera goed gericht waardoor de andere deelnemers niet alleen uw voorhoofd zien?
  • Is er voldoende licht? Zonder voldoende licht of met fel tegenlicht, gebeurt het snel dat de andere deelnemers alleen een schim van u zien.
  • Alles opgeruimd? Leg die krant aan de kant en breng het vieze bord even naar de keuken.

Communicatie en etiquette

Bij een bijeenkomst is goede communicatie belangrijk. Maar bij een online bijeenkomst lijkt de kwaliteit van de communicatie nog belangrijker te zijn. Zowel voorafgaand als tijdens het samenkomen. 

Voorafgaand de bijeenkomst

• Laat de deelnemers weten op welke datum zij de link krijgen waarmee zij kunnen inloggen op het online platform. 
• Mail de deelnemers een handleiding waarin het inloggen en de functionaliteiten van het online platform worden toegelicht. Inspiratie nodig? Mail of bel dan Erfgoed Brabant voor een voorbeeld-handleiding. 
• Geef de deelnemers een telefoonnummer dat zij kunnen bellen wanneer zij tegen problemen met het online platform aanlopen. 
• Geef de deelnemers de mogelijkheid om een kwartier voor aanvang van de bijeenkomst in te loggen. Dan is er nog voldoende tijd om eventuele technische problemen van een deelnemer op te lossen. 
• Geef aan dat de deelnemers contact met u kunnen opnemen wanneer zij vermoeden/weten door een beperking niet optimaal te kunnen deelnemen aan de bijeenkomst. Mogelijk komt u samen tot een oplossing. 

Tijdens de bijeenkomst

• Bij groepen groter dan zes mensen is het verstandig een moderator aan te wijzen die het gesprek of de bijeenkomst leidt. 
• Bij groepen groter dan zes mensen is het verstandig dat deelnemers alleen hun microfoon aanzetten, wanneer zij een beurt krijgen van de moderator.

Maak gebruik van de aangeboden hulp

Onbekend maakt onbemind, en mogelijk geldt dit voor u ook bij het organiseren van een online bijeenkomst. Net als fietsen of zwemmen, is het gebruik van een online programma niet iets wat iemand in één keer onder de knie heeft. Neem de tijd om rustig het programma te leren kennen, er staan heel veel helpteksten en instructievideo’s online, en u kunt met vragen altijd contact opnemen met Erfgoed Brabant. U zult merken dat het gebruiken van een online programma, makkelijker is dan u denkt.

• Klik hier om naar de website van Microsoft Teams te gaan.
• Klik hier om naar de website van Zoom te gaan.