Organiseer online bijeenkomsten

Breng uw erfgoedinstelling online samen

Door corona en de bijbehorende maatregelen gaan veel activiteiten van erfgoedinstellingen niet door:

• het bestuur en de werkgroepen kunnen niet samenkomen voor de maandelijkse vergadering;
• lezingen zijn geannuleerd;
• het gezellige samen koffiedrinken in het heemhuis is iets van een ver verleden;
• etc.

Een online programma zoals Zoom of Microsoft Teams kan voor uw erfgoedinstelling de mogelijkheid bieden om (een deel van) de activiteiten toch door te laten gaan. Veel van wat tijdens een fysieke bijeenkomst mogelijk is, is ook online mogelijk. Bijvoorbeeld tijdens een lezing kan een PowerPoint worden getoond, een video kan worden afgespeeld en de gasten kunnen hun vragen en opmerkingen delen in de chat.

Sociale functie van online activiteiten

De sociale functie van online activiteiten moet niet worden onderschat. Door alle gevolgen van corona voelen veel mensen zich eenzaam. Met het aanbieden van online activiteiten, draagt uw instelling bij aan de bestrijding van deze eenzaamheid. Denk aan een wekelijks online koffiemomentje of een lezing waarna mensen online kunnen napraten.

Gratis of betaalde versie?

In Nederland worden voor online bijeenkomsten de programma's Zoom en Teams het meest gebruikt. De gratis versies bieden minder opties dan de betaalde versies. Bijvoorbeeld met de gratis versie van Zoom is het niet mogelijk om langer dan 40 minuten met een groep samen te komen. Vanwege corona heeft Microsoft Teams tijdelijk de mogelijkheden van de gratis versie uitgebreid. Tijdelijk kan men maximaal 24 uur vergaderen met 300 deelnemers.

Voor iets meer dan €10,- per maand heeft uw organisatie een pakket van Zoom of Teams waarmee veel mogelijk is. Dit is misschien een grote uitgave voor uw instelling, maar uw organisatie bespaart geld omdat er tijdens de online bijeenkomsten geen koffie met een lekker koekje wordt aangeboden. Voordat u een betaalde versie aanschaft, is het aan te raden eerst een gratis versie te installeren. Een kosteloze eerste kennismaking. 

Communicatie en etiquette

Bij een bijeenkomst is goede communicatie belangrijk. Maar bij een online bijeenkomst lijkt de kwaliteit van de communicatie nog belangrijker te zijn. Zowel voorafgaand als tijdens het samenkomen. 

Voorafgaand de bijeenkomst

• Laat de deelnemers weten op welke datum zij de link krijgen waarmee zij kunnen inloggen op het online platform. 
• Mail de deelnemers een handleiding waarin het inloggen en de functionaliteiten van het online platform worden toegelicht. Inspiratie nodig? Mail of bel dan Erfgoed Brabant voor een voorbeeld-handleiding. 
• Geef de deelnemers een telefoonnummer dat zij kunnen bellen wanneer zij tegen problemen met het online platform aanlopen. 
• Geef de deelnemers de mogelijkheid om een half uur of een kwartier voor aanvang van de bijeenkomst in te loggen. Dan is er nog voldoende tijd om eventuele technische problemen van een deelnemer op te lossen. 

Tijdens de bijeenkomst

• Bij groepen groter dan zes mensen is het verstandig een moderator aan te wijzen die het gesprek of de bijeenkomst leidt. 
• Bij groepen groter dan zes mensen is het verstandig dat deelnemers alleen hun microfoon aanzetten, wanneer zij een beurt krijgen van de moderator.

Maak gebruik van de aangeboden hulp

Onbekend maakt onbemind, en mogelijk geldt dit voor u ook bij het organiseren van een online bijeenkomst. Net als fietsen of zwemmen, is het gebruik van een online programma niet iets wat iemand in één keer onder de knie heeft. Neem de tijd om rustig het programma te leren kennen, er staan heel veel helpteksten en instructievideo’s online, en u kunt met vragen altijd contact opnemen met Erfgoed Brabant. U zult merken dat het gebruiken van een online programma, makkelijker is dan u denkt.

• Klik hier om naar de website van Microsoft Teams te gaan.
• Klik hier om naar de webpagina met informatie over de gratis versie van Microsoft Teams te gaan.
• Klik hier om naar de website van Zoom te gaan.

De basisbeginselen van een online bijeenkomst

Voor de organisatie:

• Laat de bijeenkomst niet langer dan 1 ½ uur duren.
• Houd het in het begin simpel. Met online programma’s is ontzettend veel mogelijk. Van in groepjes werken tot het invullen van een opiniepoll. Als u nieuwe deelnemers overstelpt met allerlei tools, is de kans groot dat zij afhaken.
• Als u voor het eerst een online activiteit organiseert, is een online oefenuurtje zowel voor de organisatie als de deelnemers erg prettig. Geef de deelnemers ook een telefoonnummer dat zij kunnen bellen wanneer bijvoorbeeld het inloggen niet lukt.
• Houd bij een vergadering de groep klein. Online een gesprek voeren met meer dan acht personen is niet werkbaar.

Voor alle deelnemers:

• Iedereen die deelneemt heeft een laptop, tablet of computer met een camera en microfoon nodig. De meeste laptops en tablets zijn standaard uitgerust met een camera en microfoon. Wanneer u een computer gebruikt, moet u mogelijk een webcam aanschaffen.
• Houd rekening met omgevingsgeluiden. Uw blaffende hond, zingende vogel of draaiende wasmachine kunnen erg storend zijn voor de andere deelnemers.
• Veel online programma’s – zoals Zoom en Teams – werken het beste in de app. Raad de deelnemers aan voorafgaand de bijeenkomst de app te downloaden en te installeren. Maak het de deelnemers zo simpel mogelijk en mail ze het webadres waarop de app is te downloaden.  
• Goed in beeld:
  • Staat uw camera goed gericht waardoor de andere deelnemers niet alleen uw voorhoofd zien?
  • Is er voldoende licht? Zonder voldoende licht of met fel tegenlicht, gebeurt het snel dat de andere deelnemers alleen een schim van u zien.
  • Alles opgeruimd? Leg die krant aan de kant en breng het vieze bord even naar de keuken.