Belanghebbenden in beeld krijgen

Het is belangrijk van tijd tot tijd stil te staan bij de vraag: wie hebben eigenlijk belang bij uw erfgoedinstelling

Breng zelf de belanghebbenden van uw organisatie in kaart. Op de eerste plaats zijn dat de vrijwilligers en museummedewerkers zelf. Zij hebben als het goed is plezier in hun werk, en vinden het belangrijk om dat te doen. Op de tweede plaats zijn dat de mensen in de omgeving en de bezoekers, de gemeenschap. Deze mensen bezoeken het museum of het heemhuis en hebben (hopelijk) een prettige en leerzame ervaring. Maar naast de eigen mensen en de gemeenschap zijn er nog meer belanghebbenden (stakeholders) waar u in eerste instantie misschien niet direct aan denkt.

Zelf belanghebbenden in kaart brengen

  1. Nodig iedereen die betrokken is ruim op tijd uit om deel te nemen en licht toe wat de bedoeling is. Het is nuttig zoveel mogelijk medewerkers te betrekken bij het in kaart brengen van de belanghebbenden, om zo een breed beeld te krijgen.
  2. Begin met het verzamelen van alle belanghebbenden en schrijf deze bijvoorbeeld op een flip-overvel.
  3. Ga vervolgens aan de slag met het groeperen van de belanghebbenden. Gebruik hiervoor bijvoorbeeld grote vellen en post-its.
  4. Bespreek met elkaar de uitkomsten. Er kunnen natuurlijk verschillen zijn in de rollen die medewerkers aan belanghebbenden geven: licht aan elkaar toe waarom je een bepaalde belanghebbende zo ziet.

Aan de slag met de resultaten

Als duidelijker is geworden welke relatie de heemkundekring of het museum heeft met de verschillende groepen, kunnen gerichte vervolgstappen worden gezet. Welke dat zijn is natuurlijk afhankelijk van het te bereiken doel van uw organisatie. Daarnaast kan worden stilgestaan in hoeverre zichtbaar is wat de organisatie voor de gemeenschap betekent. Onbekend kan onbemind maken. Tot slot kunnen erfgoedorganisaties natuurlijk ook veel van elkaar leren. Klik hier om meer te lezen over een inspirerend bezoek aan de heemkundekring Amalia van Solms.

Meer informatie

Wilt u meer weten over het in kaart brengen van belanghebbenden? U vindt meer informatie in het "Beleidsplan voor musea" van FARO, Vlaams steunpunt voor cultureel erfgoed. De publicatie "Beleidsplan voor musea" en andere stappenplannen voor het schrijven van een beleidsplan zijn te downloaden op de website van het Landelijk Contact Museumconsulenten.

Voorbeeld

In het volgende filmpje ziet u hoe Heemkundekring Schaijk & Reek de belangstellenden van de organisatie bij elkaar zet. 
Klik hier om de website van Heemkundekring Schaijk & Reek te bezoeken.